Eine fertige Werkleistung und eine versandte Rechnung genügen nicht immer, um den Werklohn sofort durchsetzen zu können. Bei einem Werkvertrag wird die Vergütung grundsätzlich erst mit der Abnahme fällig. Unternehmen sollten deshalb nicht nur die Leistung, sondern auch Fertigstellung, Abnahme, Mängelvorbehalte und Rechnungseingang nachvollziehbar dokumentieren.
Werkvertrag oder Dienstvertrag: Was wurde tatsächlich versprochen?
Beim Werkvertrag schuldet der Unternehmer einen bestimmten Erfolg. Das kann die Herstellung oder Reparatur einer Sache sein, aber auch ein anderer durch Arbeit herbeizuführender Erfolg. Beim Dienstvertrag wird dagegen grundsätzlich die Tätigkeit als solche geschuldet. Ob ein Vertrag „Servicevertrag“, „Projektauftrag“ oder „Dienstleistung“ heißt, entscheidet die Einordnung nicht. Maßgeblich sind Leistungsbeschreibung und vereinbartes Ergebnis (§ 631 BGB).
Ein Metallbauer, der ein passgenaues Geländer herstellt und montiert, schuldet regelmäßig ein Werk. Eine laufende betriebswirtschaftliche Beratung kann dagegen als Dienstleistung einzuordnen sein. Bei Software-, Planungs- und Agenturverträgen hängt die Abgrenzung besonders stark davon ab, ob ein überprüfbares Ergebnis oder nur fachgerechtes Tätigwerden vereinbart wurde.
Diese Einordnung gehört an den Anfang jeder Forderungsprüfung. Die folgenden Regeln zur Abnahme gelten für Werkverträge. Für Bauverträge, Verbraucherbauverträge, Architekten- und Ingenieurverträge sowie wirksam einbezogene VOB/B-Bedingungen können zusätzliche oder abweichende Regeln gelten.
Abnahme: ausdrückliche Erklärung, schlüssiges Verhalten oder gesetzliche Fiktion
Abnahme bedeutet, dass der Besteller das Werk körperlich entgegennimmt, soweit dies möglich ist, und es als im Wesentlichen vertragsgemäß billigt. Wegen eines unwesentlichen Mangels darf er die Abnahme nicht verweigern (§ 640 Absatz 1 BGB).
Am sichersten ist eine ausdrückliche Abnahme. Dafür genügt grundsätzlich eine eindeutige Erklärung; ein schriftliches Protokoll erleichtert aber den späteren Nachweis. Darin sollten Auftrag, fertiggestellte Leistung, Abnahmedatum, erkannte Mängel, Vorbehalte und vereinbarte Nacharbeiten bezeichnet werden.
Eine Abnahme kann auch durch schlüssiges Verhalten erfolgen. Dafür muss das Verhalten aus Sicht des Unternehmers eindeutig erkennen lassen, dass der Besteller die Leistung im Wesentlichen als vertragsgemäß billigt. Nutzung, Weiterverarbeitung oder Zahlung können je nach Gesamtumständen dafür sprechen. Sie sind aber keine automatische Abnahme. Frühzeitig gerügte erhebliche Mängel, noch ausstehende wesentliche Leistungen oder eine vereinbarte förmliche Abnahme können dagegen sprechen. Der Bundesgerichtshof stellt deshalb auf die Umstände des Einzelfalls und einen eindeutig erkennbaren Abnahmewillen ab (BGH, Urteil vom 20.02.2014 – VII ZR 26/12, Rn. 15–19).
Daneben kennt das Gesetz eine Abnahmefiktion. Sie setzt voraus, dass das Werk fertiggestellt ist, der Unternehmer eine angemessene Abnahmefrist setzt und der Besteller die Abnahme innerhalb dieser Frist nicht unter Angabe mindestens eines Mangels verweigert. Gegenüber einem Verbraucher greift diese Folge nur, wenn der Unternehmer ihn zusammen mit der Aufforderung in Textform auf die Folgen seines Schweigens oder einer Verweigerung ohne Mangelangabe hinweist (§ 640 Absatz 2 BGB).
Mängel richtig einordnen und Vorbehalte festhalten
Nicht jede Beanstandung berechtigt zur vollständigen Abnahmeverweigerung. Entscheidend ist zunächst, welche Beschaffenheit vereinbart wurde und ob das Werk für die vorausgesetzte oder gewöhnliche Verwendung geeignet ist (§ 633 BGB).
Wird ein bekanntes mangelhaftes Werk trotzdem abgenommen, sollte der Besteller seine Mängelrechte bei der Abnahme ausdrücklich vorbehalten. Sonst können die Rechte auf Nacherfüllung, Selbstvornahme und Minderung beziehungsweise Rücktritt wegen dieses bekannten Mangels verloren gehen. Schadensersatzansprüche werden von dieser speziellen Vorbehaltsregel nicht in gleicher Weise erfasst (§ 640 Absatz 3 BGB).
Auch nach Fälligkeit darf der Besteller bei einem behebbaren Mangel einen angemessenen Teil der Vergütung zurückhalten. Als angemessen gilt regelmäßig das Doppelte der voraussichtlichen Mängelbeseitigungskosten. Das ist kein pauschales Recht, die gesamte Schlussrechnung wegen jeder kleinen Beanstandung nicht zu bezahlen (§ 641 Absatz 3 BGB).
Wann der Werklohn fällig wird – und wann eine prüffähige Rechnung nötig ist
Beim gewöhnlichen Werkvertrag ist die Vergütung grundsätzlich bei Abnahme zu entrichten. Haben die Parteien Teilabnahmen und eine Vergütung für die einzelnen Teile vereinbart, kann der jeweilige Teilbetrag mit der Teilabnahme fällig werden (§ 641 Absatz 1 BGB).
Eine Rechnung dokumentiert die Forderung und kann für Zahlungsziel, Verzug und Steuerrecht wichtig sein. Sie ersetzt aber nicht die erforderliche Abnahme. Umgekehrt verlangt das allgemeine Werkvertragsrecht nicht in jedem Fall eine „prüffähige Schlussrechnung“ als zusätzliche Fälligkeitsvoraussetzung. Diese besondere Anforderung gilt insbesondere beim Bauvertrag: Dort müssen die Abnahme oder deren Entbehrlichkeit nach § 641 Absatz 2 BGB und eine prüffähige Schlussrechnung zusammenkommen. Die Rechnung muss die erbrachten Leistungen übersichtlich und nachvollziehbar darstellen. Einwendungen gegen die Prüffähigkeit sind innerhalb von 30 Tagen begründet zu erheben (§ 650a BGB; § 650g Absatz 4 BGB).
Vor der Schlussabnahme können Abschlagszahlungen verlangt werden, soweit ihr Betrag dem Wert der erbrachten und vertragsgemäßen Leistungen entspricht. Der Unternehmer muss die Leistungen so aufstellen, dass sie rasch und sicher beurteilt werden können. Bei nicht vertragsgemäßen Leistungen darf der Besteller einen angemessenen Teil zurückhalten (§ 632a Absatz 1 BGB).
Fiktives Beispiel: Montage abgeschlossen, kleiner Mangel bleibt
Ein fiktiver Metallbaubetrieb fertigt für eine GmbH eine individuell geplante Schutzvorrichtung für eine Produktionsmaschine. Der Auftrag beschreibt Maße, Material, Oberfläche und Funktionsprüfung. Nach der Montage übergibt der Betrieb eine Fertigstellungsanzeige und bietet zwei Abnahmetermine an. Beim gemeinsamen Termin funktioniert die Anlage. Die GmbH beanstandet lediglich eine kleine Lackstelle, nimmt das Werk aber im Übrigen ab. Der Mangel und eine kurze Nachbesserungsfrist werden im Protokoll festgehalten.
Die Abnahme macht den Werklohn grundsätzlich fällig. Die GmbH darf wegen der Lackstelle einen angemessenen Betrag zurückhalten, nicht ohne Weiteres die gesamte Vergütung. Der Betrieb sollte die Nachbesserung und deren Abschluss erneut dokumentieren. Hätte die GmbH die Abnahme wegen mehrerer Funktionsfehler verweigert, müssten zunächst Umfang und Erheblichkeit dieser Mängel geklärt werden.
Vom fertigen Werk zur durchsetzbaren Forderung: kurze Checkliste
- Vertragstyp und geschuldeten Erfolg anhand von Angebot, Auftrag und Änderungen bestimmen.
- Leistungsumfang, Fertigstellung und Übergabe mit geeigneten Unterlagen belegen.
- Abnahme ausdrücklich anfordern und einen konkreten Termin oder eine angemessene Frist setzen.
- Abnahme, Mängel, Vorbehalte und Nacharbeiten in einem Protokoll dokumentieren.
- Bei einer Abnahmefiktion die Voraussetzungen des § 640 Absatz 2 BGB vollständig einhalten.
- Schlussrechnung oder Abschlagsaufstellung verständlich aufbauen und Zugang sichern.
- Mängelrügen nach Position, Zeitpunkt und behaupteter Auswirkung prüfen; unstreitige Beträge getrennt anfordern.
- Erst nach festgestellter Fälligkeit den Verzugsbeginn und weitere Kosten prüfen.
Eine Mahnung setzt im Regelfall eine bereits fällige Forderung voraus. Bei Entgeltforderungen kann Verzug außerdem unter den Voraussetzungen des Gesetzes spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung eintreten (§ 286 Absatz 1 und 3 BGB). Die weiteren Voraussetzungen zu Verzugszinsen und Rechtsverfolgungskosten erläutert der Beitrag „Geschäftskunde zahlt nicht: Mahnung, Verzugszinsen und Kosten richtig einordnen“.
Wie Allgemeine Geschäftsbedingungen rechtzeitig in Unternehmensverträge einbezogen werden, zeigt ergänzend der Beitrag „AGB im B2B-Geschäft“. Vorformulierte Abnahmeklauseln sollten nicht ungeprüft verwendet werden: Gesetzliche Voraussetzungen und AGB-Kontrolle lassen sich nicht durch eine pauschale Schweigefiktion ersetzen.
Rechtsstand: 28. Oktober 2026. Das Beispiel ist fiktiv. Der Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Prüfung des konkreten Vertrags und Leistungsstands.
