Eine offene Rechnung bedeutet noch nicht automatisch, dass Ihr Geschäftskunde im Zahlungsverzug ist. Für Verzugszinsen, die 40-Euro-Pauschale und den Ersatz von Rechtsverfolgungskosten kommt es darauf an, ob die Forderung fällig ist und der Schuldner rechtlich in Verzug geraten ist. Wer diese Schritte sauber trennt und dokumentiert, kann eine Forderung gezielter durchsetzen und vermeidbare Kostenstreitigkeiten verhindern.
1. Zuerst prüfen: Besteht die Forderung und ist sie fällig?
Fälligkeit bezeichnet den Zeitpunkt, ab dem Sie die vereinbarte Zahlung verlangen können. Haben die Vertragsparteien keinen Zahlungstermin bestimmt, kann die Leistung grundsätzlich sofort verlangt werden (§ 271 BGB). Das bedeutet aber nicht, dass jede Rechnung schon mit ihrem Versand durchsetzbar ist. Entscheidend bleiben Vertrag, Auftrag und gegebenenfalls besondere Regeln für die jeweilige Leistung.
Prüfen Sie deshalb vor der ersten Mahnung: Welche Leistung wurde vereinbart? Wurde sie vollständig erbracht und nachweisbar übergeben? War bei einer Werkleistung eine Abnahme erforderlich? Welches Zahlungsziel wurde vertraglich festgelegt und wann ging die Rechnung zu? Ein erst auf der Rechnung genanntes Zahlungsziel ändert eine abweichende Vertragsvereinbarung nicht automatisch.
Auch Einwendungen des Kunden gehören in diese Vorprüfung. Beanstandet er die Leistung, beruft er sich auf ein Zurückbehaltungsrecht oder rechnet er mit einer Gegenforderung auf, sollte zunächst geklärt werden, welcher Betrag tatsächlich durchsetzbar ist. Ein Inkassoschritt ersetzt diese Prüfung nicht.
2. Wann setzt eine Mahnung den Kunden in Verzug?
Verzug ist die rechtlich vorwerfbare Verspätung einer fälligen Leistung. Im Regelfall beginnt er, wenn der Schuldner nach Fälligkeit eine Mahnung erhält und trotzdem nicht zahlt. Eine Mahnung ist eine eindeutige Aufforderung, die geschuldete Zahlung zu leisten. Drei Mahnungen sind nicht erforderlich; grundsätzlich kann eine einzige klare Mahnung genügen (§ 286 Abs. 1 BGB).
Benennen Sie dabei Vertrag oder Rechnung, offenen Betrag und Bankverbindung eindeutig. Eine konkrete, angemessene Zahlungsfrist schafft Klarheit. Die Mahnung kann grundsätzlich auch per E-Mail erfolgen. Im Streitfall müssen Sie ihren Zugang jedoch beweisen können. Bewahren Sie deshalb Versand- und Zustellnachweise sowie die gesamte Korrespondenz auf.
Eine Mahnung ist ausnahmsweise entbehrlich. Das gilt etwa, wenn für die Zahlung bereits vertraglich ein bestimmter Kalendertag festgelegt ist oder der Schuldner die Zahlung ernsthaft und endgültig verweigert. Bei Entgeltforderungen tritt Verzug spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung oder gleichwertigen Zahlungsaufstellung ein. Ist der Rechnungseingang unsicher, greift diese 30-Tage-Regel gegenüber einem Unternehmer spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Empfang der Gegenleistung. Diese Regeln gelten nicht, wenn der Schuldner die Nichtzahlung nicht zu vertreten hat (§ 286 Abs. 2 bis 4 BGB).
3. Verzugszinsen und 40-Euro-Pauschale richtig berechnen
Bei einer Entgeltforderung zwischen Unternehmen beträgt der gesetzliche Verzugszinssatz neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz. Gemeint sind Prozentpunkte, nicht neun Prozent des jeweils geltenden Basiszinssatzes. Seit dem 1. Juli 2026 liegt der Basiszinssatz bei 1,52 Prozent. Der gesetzliche Verzugszinssatz beträgt daher am 23. September 2026 in einem reinen Unternehmergeschäft 10,52 Prozent jährlich (§ 288 Abs. 2 BGB; Deutsche Bundesbank, Basiszinssatz ab 1. Juli 2026).
Bei 10.000 Euro Hauptforderung ergeben 30 Verzugstage bei diesem Zinssatz rund 86,47 Euro Zinsen. Ändert sich der Basiszinssatz während eines längeren Verzugszeitraums, muss die Berechnung in Zeitabschnitte aufgeteilt werden.
Zusätzlich kann der Gläubiger einer Entgeltforderung eine Pauschale von 40 Euro verlangen, wenn der Schuldner kein Verbraucher ist. Das gilt grundsätzlich auch bei Abschlags- oder Ratenzahlungen. Die Pauschale wird allerdings auf ersatzfähige Kosten der Rechtsverfolgung angerechnet, soweit diese auf derselben Verzögerung beruhen. Sie kommt also nicht in jedem Fall ungekürzt neben Anwaltskosten hinzu (§ 288 Abs. 5 BGB).
4. Wann sind Anwalts- und weitere Beitreibungskosten ersatzfähig?
Verzugszinsen und die 40-Euro-Pauschale schließen einen weitergehenden Schaden nicht aus. Ersatzfähig können insbesondere erforderliche Kosten einer zweckmäßigen Rechtsverfolgung sein. Grundlage sind die Regeln über Schadensersatz und Schuldnerverzug (§ 280 Abs. 1 und 2 BGB in Verbindung mit § 286 BGB).
Entscheidend ist die zeitliche Reihenfolge: Der Kunde muss grundsätzlich bereits in Verzug sein, bevor die betreffende Rechtsverfolgungsmaßnahme beauftragt wird. Soll erst das anwaltliche Schreiben den Verzug auslösen, sind dessen Kosten regelmäßig nicht schon als Verzögerungsschaden ersatzfähig. Anders kann es liegen, wenn der Verzug bereits aufgrund eines fest vereinbarten Zahlungstermins, der 30-Tage-Regel oder einer vorherigen Mahnung eingetreten war.
Auch eigene Mahnkosten dürfen nicht beliebig pauschaliert werden. Maßgeblich ist der tatsächlich erforderliche Aufwand. Allgemeine Verwaltungskosten und Arbeitszeit im normalen Geschäftsbetrieb lassen sich nicht ohne Weiteres auf den Schuldner abwälzen.
5. Mahnverfahren oder Klage: Der erwartete Streit entscheidet
Für eine bezifferte Geldforderung, gegen die voraussichtlich keine sachlichen Einwendungen erhoben werden, kann das gerichtliche Mahnverfahren eine schlanke Möglichkeit sein. Das Mahngericht prüft dabei nicht, ob der Anspruch inhaltlich besteht. Der Mahnbescheid fordert den Schuldner auf, binnen zwei Wochen zu zahlen oder Widerspruch einzulegen (§ 692 ZPO).
Erhebt der Kunde Widerspruch und wird die Durchführung des streitigen Verfahrens beantragt, wird die Sache an das zuständige Prozessgericht abgegeben (§ 696 ZPO). Sind bereits Mängelrügen, Aufrechnung oder andere Einwendungen angekündigt, kann eine unmittelbar begründete Klage deshalb zweckmäßiger sein.
Beachten Sie außerdem die Verjährung. Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre und beginnt grundsätzlich mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und der Gläubiger die maßgeblichen Umstände sowie den Schuldner kennt (§ 195 BGB; § 199 BGB). Eine außergerichtliche Mahnung allein hemmt die Verjährung nicht. Unter anderem die Erhebung einer Klage oder die Zustellung eines Mahnbescheids kann eine Hemmung bewirken (§ 204 BGB).
6. Fiktives Beispiel und kurze Checkliste
Fiktives Beispiel: Eine Agentur erbringt die vereinbarte Leistung vollständig und schickt ihrem gewerblichen Kunden die Rechnung. Der Vertrag sieht Zahlung innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungseingang vor. Nach Ablauf dieser Frist sendet die Agentur eine eindeutige Mahnung mit kurzer Nachfrist und kann deren Zugang belegen. Zahlt der Kunde weiterhin nicht und hat er keine durchgreifenden Einwendungen, kann die Agentur nach Eintritt des Verzugs grundsätzlich Verzugszinsen sowie die 40-Euro-Pauschale ansetzen. Vor der Beauftragung eines Anwalts prüft sie, ob die Forderung dokumentiert und unstreitig ist und welcher Verfahrensweg passt.
- Vertrag, Auftrag und einbezogene Geschäftsbedingungen sichern.
- Leistung, Übergabe oder Abnahme sowie Rechnungseingang belegen.
- Fälligkeit und möglichen Verzugsbeginn getrennt bestimmen.
- Einwendungen, Zurückbehaltungsrechte und Aufrechnung prüfen.
- Eine klare Mahnung mit identifizierbarer Forderung und Frist versenden.
- Zinsen, 40-Euro-Pauschale und Rechtsverfolgungskosten getrennt berechnen.
- Verjährung und den passenden Weg – Verhandlung, Mahnverfahren oder Klage – rechtzeitig prüfen.
Eine strukturierte Forderungsakte erleichtert nicht nur die außergerichtliche Durchsetzung. Sie entscheidet häufig auch darüber, ob im gerichtlichen Verfahren Leistung, Fälligkeit, Zugang und Verzug nachvollziehbar dargelegt werden können. Weitere Informationen für Unternehmen finden Sie im Bereich Recht für Unternehmen.
Rechtsstand: 23. September 2026.
