Eine Liste mit Plusstunden ist wichtig, reicht für eine Vergütungsklage aber nicht immer aus. Beschäftigte müssen regelmäßig zwei Fragen beantworten können: Wann wurde über die vereinbarte Arbeitszeit hinaus gearbeitet? Und war diese Mehrarbeit dem Arbeitgeber zuzurechnen? Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ändert diese Grundsätze nicht automatisch.
Zuerst klären: Welche Arbeitszeit war vereinbart?
Ob überhaupt Überstunden vorliegen, lässt sich nur im Vergleich mit der geschuldeten Arbeitszeit feststellen. Maßgeblich können Arbeitsvertrag, Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung, Dienstplan oder ein wirksam geführtes Arbeitszeitkonto sein. Auch die Vergütung richtet sich nicht allein nach der Zahl erfasster Stunden. Nach § 611a Abs. 2 BGB schuldet der Arbeitgeber die vereinbarte Vergütung. Fehlt eine Vergütungsabrede für zusätzliche Arbeit, kann § 612 Abs. 1 BGB eingreifen, wenn die Leistung den Umständen nach nur gegen Vergütung zu erwarten war (§ 611a Abs. 2 BGB; § 612 Abs. 1 BGB).
Prüfen Sie deshalb zuerst, ob Mehrarbeit ausgezahlt, durch Freizeit ausgeglichen oder auf einem Zeitkonto verbucht werden soll. Pauschale Klauseln zur Abgeltung von Überstunden müssen gesondert beurteilt werden. Ein positiver Kontostand ist ein wichtiges Indiz, ersetzt aber nicht in jedem Fall die Prüfung, wie die Stunden entstanden sind und welche Regelung für den Ausgleich gilt.
Arbeitszeiten taggenau festhalten
Im Vergütungsprozess muss ein Arbeitnehmer zunächst darlegen, an welchen Tagen er von wann bis wann gearbeitet oder sich auf Weisung zur Arbeit bereitgehalten hat. Dann ist es Sache des Arbeitgebers, zu diesen Angaben konkret Stellung zu nehmen. Bleibt ein solcher Vortrag aus, können die angegebenen Zeiten prozessual als zugestanden gelten (BAG, Urteil vom 4. Mai 2022 – 5 AZR 359/21, Rn. 15).
Eine brauchbare Aufstellung enthält daher für jeden Arbeitstag:
- Arbeitsbeginn und Arbeitsende,
- tatsächlich genommene Pausen,
- die vertragliche oder dienstplanmäßige Sollzeit,
- die wesentlichen Tätigkeiten oder den konkreten Arbeitsanlass,
- die Person oder den Vorgang, aus dem sich Anordnung, Kenntnis oder Notwendigkeit ergibt.
Sichern Sie dazu vorhandene, rechtmäßig zugängliche Unterlagen: Export aus der Zeiterfassung, Dienst- und Schichtpläne, Arbeitsaufträge, E-Mails, Tickets, Kalendereinträge oder schriftliche Rückfragen zu Korrekturen. Kopieren Sie keine vertraulichen Kunden- oder Unternehmensdaten auf private Geräte, wenn dies für den Nachweis nicht erforderlich oder nicht erlaubt ist. Häufig genügt eine sachliche Eigenaufzeichnung mit Verweis auf den betrieblichen Vorgang.
Zusätzlich nötig: Veranlassung durch den Arbeitgeber
Der zweite Schritt wird oft übersehen. Vergütungspflichtige Überstunden müssen vom Arbeitgeber angeordnet, gebilligt, geduldet oder zur Erledigung der geschuldeten Arbeit notwendig gewesen sein. Für diese Zurechnung trägt grundsätzlich der Arbeitnehmer die Darlegungs- und Beweislast (BAG, Urteil vom 4. Mai 2022 – 5 AZR 359/21, Rn. 18).
Eine ausdrückliche Anordnung ist am leichtesten greifbar: etwa die Weisung, nach Schichtende einen Auftrag fertigzustellen. Eine Billigung kann vorliegen, wenn die Führungskraft die bereits geleisteten Stunden kennt und als solche bestätigt. Bei einer Duldung kommt es darauf an, ob der Arbeitgeber von der wiederkehrenden Mehrarbeit wusste und sie gleichwohl hinnahm. Wer sich auf objektive Notwendigkeit beruft, sollte erklären, weshalb die zugewiesene Arbeit innerhalb der Normalarbeitszeit nicht zu schaffen war – beispielsweise wegen eines zusätzlichen Auftrags, einer dokumentierten Vertretung oder eines engen, vom Arbeitgeber gesetzten Termins.
Dabei darf die Darlegungslast nicht schematisch überspannt werden. Bei gleichförmigen Tätigkeiten und wiederkehrenden Arbeitsabläufen kann eine nachvollziehbare Beschreibung des Ablaufs genügen; nicht stets muss für jeden einzelnen Tag ein völlig neuer Grund geschildert werden. Hat der Arbeitnehmer konkrete betriebliche Ursachen vorgetragen, muss der Arbeitgeber erklären, warum die Aufgaben dennoch innerhalb der Normalarbeitszeit hätten erledigt werden können (BAG, Urteil vom 4. Mai 2022 – 5 AZR 474/21, Rn. 25–33; BAG, Urteil vom 12. Februar 2025 – 5 AZR 51/24, Rn. 19 und 41–42).
Was die Arbeitszeiterfassung beweist – und was nicht
Arbeitgeber müssen grundsätzlich Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit erfassen. Das Bundesarbeitsgericht leitet diese Pflicht aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz her (BAG, Beschluss vom 13. September 2022 – 1 ABR 22/21, Leitsatz 1 und Rn. 19 ff.).
Für den Vergütungsprozess bedeutet das jedoch nicht: Jede technisch registrierte Anwesenheitsminute ist automatisch bezahlte Arbeit. Eine elektronische Buchung kann Beginn und Ende stützen. Sie beantwortet aber nicht zwingend, ob gearbeitet, eine Pause genommen oder die zusätzliche Zeit vom Arbeitgeber veranlasst wurde. Das BAG hat deshalb auch nach Einführung der allgemeinen Erfassungspflicht an den Grundsätzen zur Darlegungs- und Beweislast festgehalten. Ein pauschaler automatischer Pausenabzug hilft dem Arbeitgeber umgekehrt nicht, wenn der Arbeitnehmer konkrete Arbeitszeiten nennt und der Arbeitgeber nicht erklärt, wann tatsächlich Pausen genommen wurden (BAG, Urteil vom 12. Februar 2025 – 5 AZR 51/24, Rn. 13–18).
Fiktives Beispiel: Mehrarbeit wegen Tagesabschluss
Eine Sachbearbeiterin soll täglich alle bis 17 Uhr eingehenden Versandaufträge noch am selben Tag abschließen. An mehreren Tagen kommen kurz vor Dienstschluss zusätzliche Aufträge hinzu. Sie dokumentiert Arbeitsbeginn, Ende, Pausen, Auftragsnummern und die dienstliche E-Mail mit der Vorgabe zum Tagesabschluss. Außerdem weist sie ihre Führungskraft schriftlich darauf hin, dass die Vorgabe regelmäßig 45 Minuten Mehrarbeit auslöst.
Für eine spätere Forderung ist das wesentlich aussagekräftiger als die bloße Angabe „im Oktober 18 Überstunden“. Die Aufstellung zeigt die konkreten Zeiten und den betrieblichen Anlass. Ob alle Stunden zu vergüten sind, hängt trotzdem vom Vertrag, möglichen Ausgleichsregelungen und der Würdigung der Nachweise im Einzelfall ab.
Praktische Checkliste für die Geltendmachung
- Grundlage prüfen: Sollzeit, Arbeitszeitkonto, Vergütungs- und Freizeitausgleichsregeln zusammentragen.
- Zeiten sichern: Für jeden Tag Beginn, Ende und tatsächliche Pausen notieren; verfügbare Systemauszüge zeitnah speichern.
- Anlass festhalten: Anordnung, Kenntnis, Billigung oder betriebliche Notwendigkeit mit konkretem Vorgang und Ansprechpartner dokumentieren.
- Abweichungen ansprechen: Gelöschte Zeiten oder pauschale Pausenabzüge zeitnah und sachlich schriftlich beanstanden.
- Forderung beziffern: Zeitraum, Stundenzahl und verlangten Ausgleich nachvollziehbar bezeichnen.
- Fristen prüfen: Arbeits- oder Tarifverträge können Ausschlussfristen enthalten. Diese können deutlich kürzer sein als die gesetzliche Verjährung und besondere Formanforderungen vorsehen.
Je früher die Dokumentation beginnt, desto geringer ist das Risiko von Erinnerungslücken. Bei größeren Zeiträumen, streitigen Pausen oder unklaren Vertragsklauseln sollte die Aufstellung vor der Geltendmachung rechtlich geprüft werden. Einen Überblick zur Beratung im Arbeitsrecht finden Sie unter Arbeit & Beruf.
Rechtsstand: 26. Oktober 2026.
