Offene Urlaubstage lösen zum Jahresende häufig Unsicherheit aus: Müssen Beschäftigte den Resturlaub noch schnell beantragen? Darf der Arbeitgeber ihn einfach streichen? Und was gilt bei Krankheit? Der 31. Dezember ist zwar der gesetzliche Ausgangspunkt. Gesetzlicher Mindesturlaub verfällt aber regelmäßig nur, wenn der Arbeitgeber vorher konkret, transparent und rechtzeitig auf den Urlaub und den drohenden Verfall hingewiesen hat.
Der 31. Dezember ist der Ausgangspunkt – nicht immer der Endpunkt
Nach § 7 Abs. 3 Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) muss Urlaub grundsätzlich im laufenden Kalenderjahr gewährt und genommen werden. Eine Übertragung in das nächste Jahr kommt in Betracht, wenn dringende betriebliche Gründe oder Gründe in der Person des Arbeitnehmers vorliegen. Dann ist der Urlaub grundsätzlich bis zum 31. März des Folgejahres zu nehmen.
Diese gesetzlichen Fristen wirken beim Mindesturlaub jedoch nicht automatisch. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat im Anschluss an den Europäischen Gerichtshof klargestellt: Nicht genommener Mindesturlaub erlischt regelmäßig nur, wenn der Arbeitgeber den Beschäftigten zuvor tatsächlich in die Lage versetzt hat, den Urlaub zu nehmen. Bleibt die notwendige Mitwirkung aus, kann der Urlaub über das Jahresende hinaus fortbestehen. Das ergibt sich insbesondere aus dem BAG-Urteil vom 19. Februar 2019 – 9 AZR 541/15, Rn. 25–28, 41–43
Was der Arbeitgeber konkret mitteilen muss
Ein wirksamer Hinweis besteht nicht nur aus dem allgemeinen Satz, Urlaub könne am Jahresende verfallen. Der Arbeitgeber muss nach der Rechtsprechung typischerweise
- den noch offenen Urlaub konkret beziffern,
- den Arbeitnehmer auffordern, diesen Urlaub so rechtzeitig zu nehmen, dass dies tatsächlich noch möglich ist, und
- klar erklären, bis wann der Urlaub verfällt, wenn er trotz bestehender Möglichkeit nicht genommen wird.
Abstrakte Klauseln im Arbeitsvertrag, ein allgemeines Merkblatt oder ein bloßer Verweis auf das Gesetz genügen regelmäßig nicht. Entscheidend ist eine auf das konkrete Arbeitsverhältnis bezogene Information. Eine starre gesetzliche Frist, bis zu welchem Kalendertag der Hinweis erfolgen muss, gibt es nicht. „Rechtzeitig“ bedeutet aber, dass die verbleibende Zeit eine reale Urlaubsplanung und -gewährung noch zulassen muss. Der Arbeitgeber trägt grundsätzlich die Darlegungs- und Beweislast dafür, dass er seine Mitwirkungsobliegenheiten erfüllt hat.
Wann Resturlaub in das Folgejahr übertragen wird
Dringende betriebliche Gründe können etwa vorliegen, wenn ein außergewöhnlicher Arbeitsanfall oder eine unerwartete personelle Engpasssituation die Urlaubsgewährung bis zum Jahresende tatsächlich verhindert. Ein persönlicher Übertragungsgrund kann insbesondere Arbeitsunfähigkeit sein. Liegt ein solcher Grund vor, wird der Urlaub nach der BAG-Rechtsprechung grundsätzlich in den Übertragungszeitraum bis zum 31. März übernommen.
Auch für übertragenen Urlaub kann eine erneute Mitwirkung erforderlich sein. Das BAG verlangt grundsätzlich, dass der Arbeitgeber zur Inanspruchnahme innerhalb des Übertragungszeitraums auffordert und auf den sonst drohenden Verfall hinweist (BAG, Urteil vom 20. Dezember 2022 – 9 AZR 401/19, Rn. 14). Beschäftigte sollten deshalb nicht allein auf eine Anzeige im Zeiterfassungssystem vertrauen, sondern Übertragung, Frist und Genehmigung schriftlich klären.
Krankheit: Die 15-Monats-Grenze gilt nicht schematisch
Bei Langzeiterkrankungen wird häufig von einer pauschalen 15-Monats-Frist gesprochen. Richtig ist: Wer seit Beginn des Urlaubsjahres durchgehend arbeitsunfähig war, kann den gesetzlichen Urlaub regelmäßig mit Ablauf des 31. März des zweiten Folgejahres verlieren. In dieser Konstellation kann ein Arbeitgeberhinweis den Urlaub praktisch nicht mehr ermöglichen; deshalb kommt es auf ihn für den Verfall grundsätzlich nicht an.
Anders kann es sein, wenn ein Beschäftigter im Urlaubsjahr zunächst gearbeitet hat und erst später dauerhaft erkrankt ist. Dann hatte der Arbeitgeber zuvor Gelegenheit, seinen Hinweis- und Aufforderungspflichten nachzukommen. Hat er das nicht rechtzeitig getan, verfällt der in diesem Jahr entstandene Mindesturlaub grundsätzlich nicht allein wegen Ablaufs der 15 Monate. Diese Differenzierung folgt aus BAG, Urteil vom 20. Dezember 2022 – 9 AZR 401/19, Rn. 19–22, auf Grundlage des EuGH-Urteils vom 22. September 2022 in den verbundenen Rechtssachen C-518/20 und C-727/20.
Gesetzlicher Mindesturlaub und zusätzlicher Urlaub sind zu trennen
Das Bundesurlaubsgesetz sichert vier Wochen Mindesturlaub. Bei einer Sechstagewoche sind das nach § 3 BUrlG 24 Werktage, bei einer Fünftagewoche entsprechend 20 Arbeitstage. Viele Arbeits- oder Tarifverträge gewähren zusätzliche Tage.
Für diesen vertraglichen oder tariflichen Mehrurlaub können eigenständige Verfallsregeln gelten. Eine Abweichung muss jedoch aus der Vereinbarung hinreichend deutlich hervorgehen. Fehlt eine klare Sonderregelung, behandelt das BAG zusätzlichen arbeitsvertraglichen Urlaub im Grundsatz wie den gesetzlichen Urlaub. Für Tarifverträge kann wegen ihrer eigenständigen Regelung ein anderes Fristenregime gelten, wie das BAG-Urteil vom 25. August 2020 – 9 AZR 214/19, Rn. 15 ff. zeigt. Deshalb sollte nicht nur die Gesamtzahl der Urlaubstage geprüft werden, sondern auch, auf welcher Grundlage die einzelnen Tage beruhen.
Fiktives Beispiel: Acht Tage Resturlaub im November
Eine Arbeitnehmerin hat Ende November noch acht Urlaubstage. Ihr Arbeitgeber hat im Januar lediglich ein allgemeines Merkblatt verteilt, aber weder den individuellen Resturlaub genannt noch konkret zum Urlaubsantrag aufgefordert. Ein automatischer Verfall des gesetzlichen Mindesturlaubs zum 31. Dezember liegt dann nicht nahe. Anders kann es sein, wenn die Arbeitnehmerin bereits im Frühjahr ein individuelles Schreiben mit Resturlaubsstand, Aufforderung und eindeutiger Verfallsfrist erhalten hat und trotzdem freiwillig keinen Urlaub beantragt hat.
Erkrankt die Arbeitnehmerin erst ab Juli dauerhaft, kommt zusätzlich darauf an, ob der Arbeitgeber vorher rechtzeitig mitgewirkt hat. War sie dagegen schon am 1. Januar und ohne Unterbrechung bis zum 31. März des zweiten Folgejahres arbeitsunfähig, greift grundsätzlich die 15-Monats-Grenze.
Was Beschäftigte jetzt prüfen sollten
- Wie viele Urlaubstage sind offen, und aus welchem Jahr stammen sie?
- Welche Tage sind gesetzlicher Mindesturlaub, welche zusätzlicher Vertrags- oder Tarifurlaub?
- Gab es einen individuellen Hinweis mit genauer Zahl, Aufforderung und Verfallsfrist?
- Wurde Urlaub beantragt, abgelehnt oder aus betrieblichen beziehungsweise persönlichen Gründen nicht genommen?
- Besteht oder bestand Arbeitsunfähigkeit, und seit welchem Datum?
- Was regeln Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung zur Übertragung?
Urlaub sollte schriftlich beantragt und eine Ablehnung dokumentiert werden. Eine eigenmächtige „Selbstbeurlaubung“ ist keine sichere Lösung. Der Antritt nicht gewährten Urlaubs kann arbeitsrechtliche Konsequenzen bis hin zur Kündigung haben; das BAG hat dies für eine Prozessbeschäftigung ausdrücklich bestätigt (Urteil vom 20. Mai 2021 – 2 AZR 457/20). Endet das Arbeitsverhältnis und kann Urlaub deshalb nicht mehr gewährt werden, tritt an seine Stelle grundsätzlich ein Zahlungsanspruch auf Urlaubsabgeltung nach § 7 Abs. 4 BUrlG.
Rechtsstand: 28. September 2026. Die Beurteilung hängt insbesondere von den konkreten Hinweisen des Arbeitgebers, dem Grund für die Nichtnahme und den vertraglichen oder tariflichen Regelungen ab.
