Offene Rechnungen sollten Unternehmen nicht erst am 31. Dezember prüfen. Denn eine weitere Mahnung kann zwar für den Zahlungsverzug wichtig sein, sie hält die Verjährung aber regelmäßig nicht auf. Entscheidend ist zunächst, welche Frist für den konkreten Anspruch gilt, wann sie begonnen hat und ob rechtzeitig eine gesetzlich anerkannte Hemmung oder ein Neubeginn eingetreten ist.
Drei Jahre – aber nicht einfach ab Rechnungsdatum
Für viele vertragliche Zahlungsansprüche gilt die regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren nach § 195 BGB. Sie beginnt nach § 199 Abs. 1 BGB grundsätzlich mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und der Gläubiger die anspruchsbegründenden Umstände sowie den Schuldner kennt oder ohne grobe Fahrlässigkeit kennen müsste.
Das Rechnungsdatum allein beantwortet die Frage deshalb nicht. Zu prüfen sind insbesondere Vertrag, Leistung, Fälligkeit und – bei Werkleistungen – gegebenenfalls die Abnahme. Auch Sonderregeln können eingreifen. Rechtskräftig festgestellte Ansprüche und Ansprüche aus vollstreckbaren Vergleichen verjähren nach § 197 BGB grundsätzlich erst in 30 Jahren; für andere Anspruchsarten können deutlich kürzere Fristen gelten.
Fiktives Beispiel: Ein Unternehmen liefert Ware im November 2023. Der Kaufpreis ist noch im November fällig, und der Gläubiger kennt den Kunden und alle maßgeblichen Umstände. Greift keine Sonderregel ein, beginnt die regelmäßige Frist mit Ablauf des 31. Dezember 2023 und endet grundsätzlich mit Ablauf des 31. Dezember 2026. Eine Rechnung aus dem Jahr 2023 kann also im Herbst 2026 dringend werden – muss es aber nicht in jedem Fall.
Warum die Mahnung die Verjährung meist nicht hemmt
Eine Mahnung fordert den Schuldner nach Fälligkeit zur Leistung auf. Sie kann nach § 286 BGB Verzug auslösen und damit etwa für Verzugszinsen und weitere Schäden wichtig sein. Verzug und Verjährung sind jedoch verschiedene Fragen. Mehr zu den Verzugsfolgen lesen Sie im Beitrag „Geschäftskunde zahlt nicht: Mahnung, Verzugszinsen und Kosten richtig einordnen“.
Eine einseitige Mahnung ist weder eine Verhandlung nach § 203 BGB noch eine Maßnahme der Rechtsverfolgung nach § 204 BGB. Auch wiederholte Zahlungsaufforderungen oder die bloße Ankündigung gerichtlicher Schritte stoppen die Frist daher regelmäßig nicht. Schweigt der Kunde, entsteht dadurch noch keine Verhandlung.
Verhandlungen können Zeit gewinnen – wenn sie wirklich stattfinden
Schweben zwischen Gläubiger und Schuldner Verhandlungen über den Anspruch oder seine tatsächlichen Grundlagen, ist die Verjährung nach § 203 BGB gehemmt. Der gehemmte Zeitraum wird nicht in die Frist eingerechnet; außerdem tritt Verjährung frühestens drei Monate nach dem Ende der Hemmung ein. Der Begriff der Verhandlung ist weit: Nach dem BGH, Urteil vom 14. Mai 2009 – I ZR 82/07, Rn. 27–30, kann ein ernsthafter Meinungsaustausch genügen; ein Vergleichsangebot des Schuldners ist nicht erforderlich.
Eine bloße Mahnung des Gläubigers reicht aber nicht. Ebenso riskant ist es, aus einer unverbindlichen Eingangsbestätigung vorschnell auf Verhandlungen zu schließen. Unternehmen sollten deshalb dokumentieren, wann über welche Forderung und welche Einwendungen tatsächlich gesprochen oder geschrieben wurde und wann die Gegenseite die Fortsetzung erkennbar verweigert hat. Wer sich auf die Hemmung beruft, muss ihre Voraussetzungen im Streitfall darlegen und beweisen.
Teilzahlung oder Anerkenntnis: möglicher Neubeginn
Ein anderes Rechtsinstitut ist der Neubeginn der Verjährung. Erkennt der Schuldner den Anspruch etwa durch eine Abschlags- oder Zinszahlung, eine Sicherheitsleistung oder in anderer Weise an, beginnt die Verjährung nach § 212 BGB erneut. Ob eine konkrete Erklärung oder Zahlung als Anerkenntnis zu verstehen ist, hängt vom Einzelfall ab. Eine vom Gläubiger formulierte Bitte um Bestätigung bewirkt allein noch keinen Neubeginn.
Klage und Mahnbescheid: Zustellung und Tempo zählen
Die Verjährung wird insbesondere durch die Erhebung einer Klage oder die Zustellung eines Mahnbescheids gehemmt (§ 204 Abs. 1 Nr. 1 und 3 BGB). Geht der Antrag noch vor Fristablauf ein, kann die spätere Zustellung nach § 167 ZPO auf den Eingang zurückwirken, wenn sie „demnächst“ erfolgt.
Darauf sollte sich niemand als bequemen Jahresendpuffer verlassen. Der Antragsteller muss vermeidbare Verzögerungen unterlassen, Anschriften und Parteibezeichnungen prüfen sowie gerichtliche Rückfragen und Zahlungsaufforderungen zügig bearbeiten. Nach dem BGH, Urteil vom 26. Februar 2016 – V ZR 131/15, Rn. 10–13, wird eine dem Antragsteller zurechenbare Zustellungsverzögerung von bis zu 14 Tagen regelmäßig hingenommen. Maßgeblich ist jedoch die durch seine Nachlässigkeit verursachte Verzögerung, nicht pauschal die gesamte Zeit bis zur Zustellung. Die konkrete Bewertung bleibt einzelfallabhängig.
Der Mahnbescheid muss die Forderung eindeutig erkennen lassen
Ein Mahnantrag muss den Anspruch und die verlangte Leistung bestimmt bezeichnen; Haupt- und Nebenforderungen sind einzeln anzugeben (§ 690 Abs. 1 Nr. 3 ZPO). Besonders bei mehreren Rechnungen sollte für den Schuldner erkennbar sein, welche Forderung verfolgt wird – etwa durch Vertrag oder Auftrag, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Betrag.
Der BGH, Urteil vom 7. Juni 2023 – VII ZR 594/21, hat bestätigt: Eine zunächst unzureichende Individualisierung kann zwar nachgeholt werden, hemmt die Verjährung aber erst ab der Nachholung und nicht rückwirkend. Erfolgt die Klarstellung erst nach Fristablauf, kann sie zu spät kommen.
Checkliste für die Jahresendprüfung
- Forderung zuordnen: Vertrag, Auftrag, Leistung, Abnahme, Rechnung und Fälligkeit zusammenstellen.
- Frist bestimmen: Regelmäßige Frist, Sonderfrist, Kenntnis und mögliche Höchstfrist getrennt prüfen.
- Verlauf sichern: Mahnungen, Einwendungen, Verhandlungen, Teilzahlungen und Anerkenntnisse mit Datum dokumentieren.
- Schuldnerdaten prüfen: richtige Firma, Rechtsform, Anschrift und Vertretung klären.
- Rechtsverfolgung vorbereiten: Forderung im Mahnantrag eindeutig individualisieren und auf gerichtliche Hinweise sofort reagieren.
- Nicht bis zuletzt warten: Bei Einwendungen, mehreren Forderungen oder unklarer Verjährung frühzeitig prüfen, ob Klage statt Mahnverfahren geboten ist.
Ein bestehender Eigentumsvorbehalt kann zusätzlich wichtig sein, ersetzt aber die Fristenprüfung nicht. Dazu: „Ware geliefert, Rechnung offen: Was ein Eigentumsvorbehalt Unternehmen wirklich bringt“.
Rechtsstand: 14. Oktober 2026. Der Beitrag erläutert allgemeine Grundsätze. Welche Frist und welche Sicherungsmaßnahme passen, hängt vom konkreten Anspruch und seinem bisherigen Verlauf ab.
